Invitando a los usuarios
Qué hace invitar a los usuarios
La incorporación de nuevos miembros en GCXONE se gestiona mediante un flujo de trabajo automatizado por correo electrónico. Esto garantiza que cada usuario verifique su identidad de forma segura y establezca sus propias credenciales privadas antes de acceder a la plataforma.
Solo los usuarios con roles de Administrador o Superadministrador pueden invitar a nuevos usuarios.
Por qué importa
Un proceso de invitación seguro y estructurado garantiza que ningún usuario acceda a la plataforma sin credenciales verificadas y un rol asignado, evitando accesos no autorizados y pantallas de inicio de sesión bloqueadas desde el primer día.
Cómo funciona
Cuando invitas a un usuario, GCXONE le envía automáticamente dos correos electrónicos:
- Confirmación por correo electrónico — Verifica que la dirección de correo electrónico está activa.
- Enlace de configuración de contraseña — Permite al usuario crear su contraseña segura.
Una vez que el usuario completa ambos pasos, su cuenta se activa y se le dirige a la sección correspondiente según su rol asignado.
Qué ocurre después de la invitación
- El usuario recibe un correo electrónico titulado "Cambiando tu contraseña para la aplicación NXGEN."
- Hacen clic en el enlace de restablecimiento de contraseña en el correo.
- Crean una nueva contraseña para su cuenta.
- Al iniciar sesión por primera vez, se les dirige según su rol — al Panel de Control si está habilitado, o a la primera sección accesible como Configuración.
Capacidades clave
Paso 1 — Navegar hasta los usuarios
Ir a Configuración → usuarios y clic Invitar a un nuevo usuario.
Paso 2 — Introducir la información del usuario
Rellena los campos requeridos:
Información personal:
- Nombre de pila
- Apellido
- Dirección de correo electrónico — Obligatorio. Sirve como ID de acceso y debe ser único.
- Número de teléfono — opcional. Se usa para alertas por SMS.
Información de dirección (opcional):
- Nombre de la calle
- Número de edificio
- Código postal
- Ciudad
- País
Paso 3 — Configurar la configuración de la cuenta
- Asignación de roles — Seleccione el rol que defina a qué puede acceder este usuario (por ejemplo, Usuario Final, Administrador u Operador). Para más detalles sobre los roles, consulte Roles y permisos.
- Tiempo muerto de la sesión — Establece el periodo de tiempo de espera de la sesión. El valor por defecto es 30 minutos. El alcance es de 30 a 1440 minutos (0,5 a 24 horas).
Paso 4 — Enviar la invitación
Clic Entrégate. El usuario recibirá los dos correos electrónicos automáticos descritos anteriormente.
Acceso Multi-Organización
Los usuarios invitados a varios inquilinos utilizan la misma dirección de correo electrónico.
- Identidad única — Solo necesitan una contraseña en todas las organizaciones.
- Selección de inquilinos — Al iniciar sesión, se les pide que elijan a qué organización acceder para esa sesión.
- Conmutación — Pueden cambiar entre inquilinos en cualquier momento a través de Configuración → Switch Tenant.
Casos de uso en el mundo real
- Un nuevo operador se une al equipo — el administrador lo invita, asigna el rol de Operador y está operativo en minutos tras completar el flujo de correos en dos pasos.
- Un proveedor de servicios gestiona múltiples inquilinos: el mismo usuario es invitado a tres organizaciones y usa una sola contraseña para acceder a todas, seleccionando al inquilino al iniciar sesión.
- Un correo de invitación expira tras 24 horas: el administrador lo envía directamente desde la tabla de Usuarios sin crear una cuenta nueva.
Mejores prácticas
- Siempre asigna un rol antes de hacer clic en Enviar: un usuario sin rol aparece en una pantalla bloqueada al iniciar sesión.
- Establece el tiempo de espera de la sesión según el entorno del operador: más corto para estaciones de trabajo compartidas, más largo para estaciones de monitorización dedicadas.
- Pide a los usuarios que revisen su carpeta de Spam o Spam si no reciben la invitación en unos minutos.
- Asegúrate de que los usuarios hagan clic en el enlace de verificación en el primer correo antes de intentar usar el enlace de configuración de contraseña.
Detalles adicionales
Resolución de problemas
Enlace de configuración de contraseña caducado El enlace para configurar la contraseña caduca tras 24 horas. Si un usuario no encuentra esta ventana, reenvía la invitación desde la tabla de Usuarios.
Correo electrónico no recibido Pide al usuario que revise su carpeta de Spam o Correo no deseado para correo de @nxgen.cloud.
Problemas de inicio de sesión Asegúrate de que el usuario haya hecho clic en el enlace de verificación en el primer correo antes de intentar usar el enlace de configuración de contraseña.