Invitation des utilisateurs

Ce que fait inviter les utilisateurs

L’intégration de nouveaux membres dans GCXONE se fait via un flux de travail automatisé par email. Cela garantit que chaque utilisateur vérifie son identité de manière sécurisée et définit ses propres identifiants privés avant d’accéder à la plateforme.

Seuls les utilisateurs ayant des rôles Admin ou Super Admin peuvent inviter de nouveaux utilisateurs.

Pourquoi c’est important

Un processus d’invitation sécurisé et structuré garantit qu’aucun utilisateur n’accédera à la plateforme sans identifiants vérifiés et un rôle assigné — empêchant les accès non autorisés et les écrans de connexion bloqués dès le premier jour.

Comment ça fonctionne

Lorsque vous invitez un utilisateur, GCXONE lui envoie automatiquement deux e-mails :

1. Confirmation par e-mail — Vérifie que l’adresse e-mail est active.
2. Lien d’installation du mot de passe — Permet à l’utilisateur de créer son mot de passe sécurisé.

Une fois les deux étapes terminées, son compte devient actif et il est dirigé vers la section appropriée en fonction de son rôle assigné.

Que se passe-t-il après une invitation

1. L’utilisateur reçoit un e-mail intitulé « Changement de mot de passe pour l’application NXGEN. »
2. Ils cliquent sur le lien de réinitialisation du mot de passe dans l’email.
3. Ils créent un nouveau mot de passe pour leur compte.
4. Lors de leur première connexion, ils sont dirigés selon leur rôle — vers le tableau de bord si activé, ou vers la première section accessible telle que Configuration.

Capacités clés

Étape 1 — Naviguer vers les utilisateurs

Aller à Paramètres → utilisateurs et clic Inviter un nouvel utilisateur.

Étape 2 — Saisir les informations utilisateur

Remplissez les champs requis :

Informations personnelles :

• Prénom
• Nom de famille
• Adresse e-mail — Obligatoire. Il sert d’identifiant de connexion et doit être unique.
• Numéro de téléphone — Optionnel. Utilisé pour les alertes SMS.

Informations sur l’adresse (optionnelles) :

• Nom de la rue
• Numéro de bâtiment
• Code postal
• Ville
• Pays

Étape 3 — Configurer les paramètres du compte

• Attribution des rôles — Sélectionnez le rôle qui définit ce à quoi cet utilisateur peut accéder (par exemple, Utilisateur final, Administrateur ou Opérateur). Pour plus de détails sur les rôles, voir Rôles et permissions.
• Temps mort de la session — Fixer la période d’attente de la session. Par défaut, c’est 30 minutes. La portée est de 30 à 1440 minutes (0,5 à 24 heures).

Étape 4 — Envoyer une invitation

Click Soumets-toi. L’utilisateur recevra les deux e-mails automatisés décrits ci-dessus.

Accès multi-organisations

Les utilisateurs invités à plusieurs locataires utilisent la même adresse e-mail.

• Identité unique — Ils n’ont besoin que d’un seul mot de passe pour toutes les organisations.
• Sélection des locataires — Lors de la connexion, il est invité à choisir l’organisation à consulter pour cette session.
• Commutation — Ils peuvent changer de locataire à tout moment via Paramètres → Switch Tenant.

Cas d’usage réels

• Un nouvel opérateur rejoint l’équipe — l’administrateur l’invite, lui attribue le rôle d’Opérateur, et il est opérationnel quelques minutes après avoir terminé le flux d’e-mails en deux étapes.
• Un fournisseur de services gère plusieurs locataires — le même utilisateur est invité dans trois organisations et utilise un mot de passe pour accéder à toutes, en sélectionnant le locataire lors de la connexion.
• Un e-mail d’invitation expire après 24 heures — l’administrateur le renvoie directement depuis la table des Utilisateurs sans créer de nouveau compte.

Bonnes pratiques

• Attribuez toujours un rôle avant de cliquer sur Envoyer — un utilisateur sans rôle apparaît sur un écran bloqué dès la première connexion.
• Réglez le délai d’attente de la session en fonction de l’environnement de l’opérateur — plus court pour les postes de travail partagés, plus long pour les stations de surveillance dédiées.
• Demandez aux utilisateurs de vérifier leur dossier Spam ou Indésirable s’ils ne reçoivent pas l’invitation dans les quelques minutes.
• Assurez-vous que les utilisateurs cliquent sur le lien de vérification dans le premier e-mail avant d’essayer d’utiliser le lien de configuration du mot de passe.

Détails supplémentaires

Dépannage

Lien de configuration du mot de passe expiré Le lien de création du mot de passe expire après 24 heures. Si un utilisateur manque cette fenêtre, renvoyez l’invitation depuis la table des Utilisateurs.

Email non reçu Demandez à l’utilisateur de vérifier dans son dossier Spam ou Indésirables pour trouver des courriels de @nxgen.cloud.

Problèmes de connexion Assurez-vous que l’utilisateur ait cliqué sur le lien de vérification dans le premier email avant d’essayer d’utiliser le lien de configuration du mot de passe.